学术交流中心及学术报告厅是用于大型会议、学术活动等大型活动的场所，其多媒体设备的运行正常是各种活动效果的重要保证，为确保学术交流中心及学术报告厅多媒体设备的正常使用，特制订本办法。
一、使用原则
1．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备优先满足学校大型会议、重要活动。
2．各单位使用学术交流中心及学术报告厅多媒体设备，原则上不用于文艺演出活动。
3．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备原则上不对外开放。
4．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备只能在信息化建设管理办公室、教育技术服务中心（以下简称中心）安排的专业技术人员指导下使用。
二、使用管理
1．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备的使用管理由中心统一安排，并且负责设备的使用管理及技术维护。
2．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备的使用实行OA办公系统申请审批制度。活动承办单位在学术交流中心和学术报告厅开展活动，需要使用多媒体设备的，在使用前需提前三天向学校办公室和中心提交会议室使用审批表，经学校办公室和中心确认方可使用。
3．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备由专人负责使用及管理。每次活动开始前半小时，由专人按照多媒体设备管理规定及活动的要求，做好安装调试工作，严禁擅自更改学术交流中心及学术报告厅多媒体设备的有关配置参数、改变线路连接等，不准擅自移动或拆卸任何设备，不准擅自把多媒体设备拿出室外使用，如有损坏室内音响、投影仪、地插等设施设备情况，当事人必须照价赔偿，并承担相应的责任。确实因特殊活动需要移动多媒体设备，请提前一天向中心提交移动申请，并在活动结束后将移动的多媒体设备还原。非专业技术人员不得操作多媒体设备。
4．学术交流中心及学术报告厅多媒体使用结束后，由专人负责做好使用记录，确认多媒体设备没有损坏或者设备还原之后需经活动负责人签字确认，做好会后的使用记载、归档工作。
三、安全管理
1．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备使用坚持“谁使用，谁负责”原则。活动承办单位必须明确责任人，负责学术交流中心及学术报告厅使用期间安全防范、应急处理等工作，如会场秩序维护、防火防电、意外事故处理等。
2．未经批准，拒绝使用。擅自使用者或导致意外事故者，将追究其责任以及要求赔偿经济损失。
3．主厅及控制室内多媒体设备、配件等物品要固定位置分类摆放，遵循易取用的原则，不得将室内专用设备挪作它用，控制室内禁止非工作人员进入。
4.中心对每次使用情况进行登记、检查、上报。定期检查、维护、保养室内多媒体设备，出现故障及时排除，并做好维护保养及维修记录。室内设施在会议期间如遭人为损坏或者未还原移动的多媒体设备，由使用单位或个人负责赔偿，同时限制其本学期内再次使用。
5．学术交流中心及学术报告厅多媒体设备由专人负责防火、防盗、安全用电检查。每次使用后，工作人员要切断电源，关窗锁门。
四、附则
1．以上规定解释权属于中心，未尽事宜另作研究。
2．本办法自即日起开始执行。
信息化建设办公室、教育技术服务中心